Nástroje pro optické rozpoznávání znaků (Optical Character Recognition) umožňují převádět neprohledatelné PDF dokumenty a naskenované obrázkové soubory do prohledatelné podoby. Podporují zónové vytěžování dat a také rozpoznávání čárových kódů a QR kódů.
Moderní systémy pro inteligentní vytěžování dat pomáhají snadno a rychle digitalizovat firemní dokumenty a automatizovat proces vytěžení potřebných informací, a to s minimální chybovostí!
Využití OCR je dnes klíčové v mnoha oblastech – od archivace dokumentů přes automatizaci administrativy až po zlepšení přístupnosti dat. Moderní OCR technologie navíc využívají strojové učení, takže si snadno poradí s celkovou strukturou dokumentu, různými druhy písma nebo i s poškozeným či špatně čitelným textem.
Jak to funguje?
Systémy samostatně vyčtou data ze skenovaných a elektronických dokumentů (např. faktur, objednávek, dodacích listů a dalších strukturovaných či polostrukturovaných dokumentů), validují je a uloží do Vámi požadovaného podnikového systému, např. ERP nebo DMS, kde se mohou ihned rozběhnout další interní procesy.
Automatizovaným vytěžováním údajů eliminujete mnoho chyb, které jsou často důsledkem manuálního zpracovávání dokumentů. Data jsou kontrolována dle předem nastavených pravidel a mohou být porovnávána s jinými datovými zdroji, např. číselníky z ERP nebo CRM systému. Potřeba ručních zásahů se v čase snižuje na úplné minimum, jelikož systémy se díky vestavěné umělé inteligenci neustále učí.
M-Files Aino
M-Files Aino je umělá inteligence, která má zabudovanou sadu funkcí přímo v systému M-Files, pomocí které pomáhá uživatelům najít přesně to, co hledají, a tím být efektivnější ve své práci. Jeho největší výhodou je možnost vytěžování dokumentů, se kterými můžete nadále pracovat a ukládat přímo do systému M-Files.
Aino také umožňuje uživatelům klást otázky na základě jejich dat, sumarizovat dokumenty nebo překládat obsah do jiných jazyků. Přesná metadata Vám zaručí vyšší přesnost, správné přiřazení a rychlejší vyhledávání.
DOCU-X OCR
DOCU-X je samostatný nástroj pro automatizované vytěžování dokumentů. Výhodou tohoto systému je automatická validace vytěžených i zadaných údajů s vyznačením chybových hodnot. Data jsou kontrolována dle předem nastavených pravidel a mohou být i porovnávána s jinými datovými zdroji.
Systém DOCU-X OCR je možné snadno integrovat s mnoha dalšími podnikovými systémy, jako je například ERP systém Helios nebo DMS systém M-Files.
Případová studie z praxe
Ve společnosti PETROF, spol. s r.o., která je největším výrobcem akustických klavírů a pianin v Evropě, jsme implementovali řešení kombinující M-Files a DOCU-X OCR. Tím jsme zjednodušili a zautomatizovali životní cyklus přijatých faktur – od přijetí až po schválení. Nyní přijaté faktury automatizovaně vstupují do systému DOCU-X OCR, kde se vytěží všechny potřebné údaje, a následně automaticky putují do systému M-Files, kde se podle typu faktury rozběhne schvalovací workflow.
Pokud by Vás zajímala celá kazuistika, můžete si ji přečíst zde.
Pokud hledáte řešení, které Vám pomůže zefektivnit prohledávání a práci s dokumenty, ozvěte se nám a společně vymyslíme správné řešení!