Digitalizace dokumentů je jedním z hlavních trendů moderních firem, které chtějí držet krok s dobou a zvýšit svou konkurenceschopnost. Nejde jen o to „zbavit se papíru“, ale o kompletní transformaci práce s firemními informacemi. Jak digitalizace dokumentů probíhá, jaké benefity přináší a proč je zásadní pro efektivní správu dokumentů a zavedení bezpapírové kanceláře?

Co je digitalizace dokumentů?

Digitalizace dokumentů představuje proces převodu tištěných nebo fyzických dokumentů do elektronické podoby. Často zahrnuje také čtení a vytěžování dat (pomocí OCR technologií), jejich ukládání do centrálního systému a následnou práci s nimi v rámci správy dokumentů – od verzování až po schvalovací workflow. Digitalizovaný dokument poté lze snadno vyhledat, sdílet, zálohovat i archivovat.

Proč s digitalizací dokumentů začít?

Rychlejší správa dokumentů

Digitální dokumenty lze najít během několika vteřin, bez složitého procházení šanonů. Vyhledávání, filtrování a sdílení informací napříč celou firmou výrazně urychluje práci a snižuje stres zaměstnanců.

Bezpapírová kancelář a nižší náklady

Méně tisku znamená nižší výdaje za papír, tonery i fyzické úložiště. Digitalizace dokumentů navíc podporuje udržitelný a ekologický provoz.

Vyšší bezpečnost a přehled

Digitalizované dokumenty lze chránit přístupovými právy nebo auditní stopou. Firma přesně ví, kdo s dokumentem pracoval a kdy – což je zásadní např. při naplňování požadavků na compliance.

Flexibilita pro vzdálené týmy

Digitalizace dokumentů umožňuje přístup k potřebným informacím odkudkoliv – z domova, kanceláře i pracovní cesty. To je v době práce na dálku zásadní konkurenční výhoda.

Firmy, které zahájí digitalizaci dokumentů už dnes, si vytvářejí stabilní základ pro další automatizaci procesů – například schvalování faktur, smluv nebo objednávek. Propojením se systémy ERP nebo CRM vzniká plynulý ekosystém, ve kterém informace proudí efektivně a bez zbytečné administrativní zátěže.

Chcete ve své firmě nastartovat správu dokumentů na moderní úrovni a přiblížit se konceptu bezpapírové kanceláře? Může Vám s tím pomoci DMS systém M-Files, který je zároveň přední platformou pro Knowledge Work Automation. Ozvěte se nám, rádi Vám připravíme ukázku přímo na míru!